Checkliste: Prüffertige Instandsetzungsakte nach TR Instandhaltung

Der Fremdüberwacher kommt auf die Baustelle — und die Instandsetzungsakte ist nicht vollständig. Dieses Szenario ist für Sachkundige Planer (SKP) mit Zeitverlust, Nacharbeitskosten und Reputationsschäden verbunden. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Checkliste lässt sich Prüffertigkeit systematisch sicherstellen.

Was prüft der Fremdüberwacher wirklich?

Ein Fremdüberwacher bewertet nicht nur das Bauwerk — er prüft die Dokumentation ebenso gründlich wie die Ausführungsqualität. Die Prüfung gliedert sich in der Regel in drei Phasen:

Phase 1 — Dokumentenprüfung vor Ort. Der Fremdüberwacher prüft die Vollständigkeit der Instandsetzungsakte, bevor er das Bauwerk überhaupt betritt. Fehlen Dokumente, wird die Prüfung verschoben oder unter Vorbehalt gestellt.

Phase 2 — Stichprobenmessungen. Haftzugprüfung, ggf. Carbonatisierungstiefenmessung, Schichtdickenprüfung bei Beschichtungen. Die Ergebnisse müssen mit den Eigenüberwachungs-Protokollen übereinstimmen.

Phase 3 — Fremdüberwachungszeugnis. Bei positivem Ergebnis stellt die Prüfstelle das Zeugnis aus. Dieses ist Bestandteil der abschließenden Instandsetzungsakte und wird ggf. an das Bauamt oder den Auftraggeber weitergereicht.

Die Bestandteile der vollständigen Instandsetzungsakte

Eine vollständige Akte nach TR Instandhaltung enthält folgende Hauptdokumente:

A — Planungsunterlagen (SKP-Verantwortung)

• Instandsetzungskonzept mit Schadensanalyse
• Festlegung der Überwachungsklasse (ÜK) mit Begründung
• Zuordnung der Instandsetzungsprinzipien nach EN 1504-9
• Überwachungsplan (wer prüft was, wann und wie)

B — Ausführungsunterlagen (Betriebs-Verantwortung, SKP-Koordination)

• Eigenüberwachungs-Protokolle je Ausführungsabschnitt
• Produktnachweise (Technische Merkblätter, CE-Konformität, Chargennachweise)
• Fotodokumentation mit Zeitstempel und Ortsangabe
• Protokolle zur Untergrundvorbereitung

C — Prüfergebnisse

• Haftzugprüfungs-Protokoll nach EN 1542
• Carbonatisierungstiefenmessung (soweit zutreffend)
• Chloridprofil-Messung (soweit zutreffend)
• Schichtdickennachweis bei Beschichtungen

D — Fremdüberwachungsunterlagen

• Bestätigung der anerkannten Prüfstelle über Auftragserteilung
• Zwischen- oder Abschluss-Fremdüberwachungszeugnis
• Mängelprotokoll und Nachweise über Mängelbeseitigung (falls angefallen)

Checkliste: 15 Pflichtpunkte für ÜK 2 und 3

Die folgende Checkliste orientiert sich an den Anforderungen der TR Instandhaltung für Überwachungsklassen 2 und 3. Sie ersetzt keine rechtlich verbindliche Fachberatung, gibt aber eine strukturierte Grundlage für die Akte-Zusammenstellung.

Planungsunterlagen

• [ ] Instandsetzungskonzept vollständig und unterzeichnet
• [ ] Schadensdiagnose mit Messprotokollen (Carbonatisierung, ggf. Chlorid)
• [ ] Überwachungsklasse festgelegt und begründet
• [ ] EN 1504-Instandsetzungsprinzip(ien) benannt und zugeordnet
• [ ] Fremdüberwacher benannt und beauftragt

Ausführungsunterlagen

• [ ] Eigenüberwachungs-Protokolle für alle Ausführungsabschnitte vorhanden
• [ ] Untergrundvorbereitung dokumentiert (Reinheit, Rauigkeit)
• [ ] Produktdatenblätter aller verwendeten Instandsetzungsprodukte vorhanden
• [ ] CE-Konformitätserklärungen vorhanden
• [ ] Chargennachweise für alle verwendeten Materialien vorhanden
• [ ] Fotodokumentation mit Zeitstempel und Bauteil-Zuordnung

Prüfergebnisse

• [ ] Haftzugprüfungs-Protokoll nach EN 1542 vorhanden (≥ 0,8 N/mm²)
• [ ] Alle Messwerte innerhalb der Normgrenzwerte oder Abweichungen begründet

Fremdüberwachung

• [ ] Bestätigung Fremdüberwachungs-Auftrag vorhanden
• [ ] Fremdüberwachungszeugnis vorhanden (nach Abschluss)

Häufige Lücken und wie man sie vermeidet

Lücke 1: Fehlende Chargennachweise. Oft liegt das Technische Merkblatt vor, aber nicht der produktspezifische Chargennachweis. Lösung: Chargennummer bereits beim Materialeingang erfassen und mit dem Lieferschein ablegen.

Lücke 2: Eigenüberwachungs-Protokolle unvollständig. Nicht alle Ausführungsabschnitte sind protokolliert, oder Zeitstempel fehlen. Lösung: Strukturierte digitale Erfassung direkt auf der Baustelle — kein nachträgliches Ausfüllen.

Lücke 3: Haftzugprüfung zu wenige Messpunkte. Die TR Instandhaltung und EN 1504-3 geben Mindestzahlen vor. Zu wenige Messpunkte können das Zeugnis gefährden. Lösung: Prüfprotokoll mit Mindest-Stichprobenzahl schon im Überwachungsplan festlegen.

Lücke 4: Fotos ohne Ortsangabe. Der Fremdüberwacher kann Fotos nicht dem Bauteil zuordnen. Lösung: Fotos direkt mit Bauteil-Bezeichnung und Abschnittsnummer ablegen.

Digitale Akte vs. Word/Excel: Vor- und Nachteile

Viele SKP-Büros arbeiten heute noch mit Word-Vorlagen und Excel-Listen. Das funktioniert bei kleinen Mandaten — stößt aber bei mehreren parallelen Projekten schnell an Grenzen:

Word/Excel-Nachteile:

• Keine Vollständigkeitsprüfung — Lücken werden erst beim Fremdüberwacher-Besuch sichtbar
• Datenübertragung vom Betrieb per E-Mail oder WhatsApp — uneinheitliche Formate
• Zusammenbau der Mappe kostet 2–4 Stunden pro Mandat
• Keine Versionskontrolle — welche Protokoll-Version ist die aktuelle?

Vorteile einer norm-nativen Software:

• Pflichtfelder nach TR Instandhaltung vorausgefüllt — keine Lücken möglich
• Betrieb dokumentiert direkt in der SKP-Akte — kein E-Mail-Versand
• Fremdüberwachungs-Mappe mit einem Klick generiert
• Vollständigkeits-Check vor dem Fremdüberwachungs-Termin

BetonPilot verbindet beide Welten: Der SKP behält die Kontrolle über die Akte — der Betrieb liefert seine Eigenüberwachungs-Daten direkt ins System, ohne Medienbruch.